Proratisation PMSS Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez la feuille Proratisation PMSS et saisissez le nom, le prénom et la ville dans les premières colonnes. Chaque ligne correspond à un salarié contrôlé.
2. Renseignez la date d'entrée et, si nécessaire, la date de sortie au format JJ/MM/AAAA. Le motif précise s'il s'agit d'un mois complet, d'une entrée ou d'une sortie en cours de mois.
3. Indiquez le nombre de jours calendaires du mois et les jours travaillés retenus pour la période. Pour juillet 2026, le mois comporte 31 jours calendaires.
4. Saisissez le taux d'activité. Un salarié à temps plein est renseigné à 100 % ; un temps partiel à 28 heures sur 35 heures correspond à 80 %.
5. Vérifiez le PMSS mensuel repris depuis la feuille Constantes. En 2026, le PMSS mensuel est de 4 005 €, soit 48 060 € sur l'année.
6. Contrôlez le PMSS proratisé, puis comparez-le au salaire brut mensuel. La base plafonnée retenue ne doit pas dépasser le plafond applicable à la période et à l'activité.
7. Consultez la feuille Synthèse avant l'édition du bulletin. Les taux salarial et patronal plafonnés permettent de vérifier les montants reportés dans la paie et la DSN.

Une vérification de clôture pour chaque situation

Le calcul est utilisé par un gestionnaire de paie en cabinet comptable lorsqu'il prépare les bulletins de juillet, par un chargé de paie dans une PME ou par le dirigeant d'une TPE qui établit lui-même ses bulletins. La feuille Proratisation PMSS est surtout utile avant la clôture mensuelle, lorsque les dates d'entrée, de sortie et les temps partiels doivent être rapprochés du logiciel de paie.

Un salarié présent tout le mois avec 2 450 € de salaire brut et un taux d'activité de 100 % conserve le PMSS mensuel de 4 005 €. La base plafonnée est donc min(2 450 €, 4 005 €), soit 2 450 €. La colonne correspondante permet de contrôler directement l'assiette de la cotisation plafonnée.

Des cas concrets dans une même équipe

Dans une équipe de 6 personnes, Karim travaille à temps plein, Élise entre le 15 juillet 2026 et Mathieu sort le 20 juillet 2026. Aïcha travaille 28 heures sur 35, soit 80 % d'activité. Ces quatre lignes ne peuvent pas reprendre mécaniquement le même plafond : le modèle conserve les dates, les jours travaillés et le taux d'activité sur chaque ligne.

Pour une embauche au 15 juillet, le gestionnaire saisit 31 jours calendaires et la période travaillée retenue dans la colonne dédiée. Pour un temps partiel stable, il vérifie le rapport 28/35, puis le rapproche du plafond calculé. Le choix est volontairement opérationnel : une ligne par salarié est plus fiable qu'un coefficient global appliqué à toute l'équipe.

Le contrôle avant la DSN

La DSN mensuelle doit être transmise au plus tard le 5 ou le 15 du mois suivant selon l'effectif et la situation de l'employeur. La feuille Synthèse sert de contrôle intermédiaire avant cette échéance, notamment lorsque le bulletin doit être finalisé pour un solde de tout compte ou une embauche en cours de mois.

Le PMSS de référence

En 2026, le plafond mensuel de la Sécurité sociale est fixé à 4 005 €. Le plafond annuel atteint 48 060 € et sert notamment à déterminer les tranches de rémunération utilisées pour certaines cotisations de retraite complémentaire et de prévoyance. La feuille Constantes (image 2) doit conserver cette valeur comme référence unique du classeur.

Pour un salaire brut mensuel de 5 200 € présent tout le mois à 100 %, la base plafonnée est limitée à 4 005 €. Pour un salaire de 3 200 €, elle reste de 3 200 €. La formule économique est donc base plafonnée = minimum entre le brut soumis et le PMSS applicable après proratisation.

Entrée, sortie et temps partiel

Lorsqu'un salarié n'est présent qu'une partie du mois, le plafond est réduit selon la période retenue par la paie. Lorsqu'il travaille à temps partiel, le plafond est également rapporté à la quotité de travail, par exemple 28/35 = 80 %. Ces deux causes doivent être examinées séparément dans les colonnes Motif de proratisation, Jours travaillés et Taux d'activité.

Un PMSS de 4 005 € proratisé à 80 % donne 4 005 × 80 % = 3 204 €. Si le brut du salarié est de 3 500 €, la base plafonnée devient 3 204 € ; si le brut est de 2 900 €, elle reste 2 900 €. Le taux de cotisation est ensuite appliqué à cette assiette, avec les règles d'arrondi du bulletin.

Conséquence sur les cotisations

La proratisation ne réduit pas toutes les cotisations : elle concerne les assiettes plafonnées. Les cotisations vieillesse plafonnée, certaines contributions de retraite et les garanties indexées sur le plafond doivent être distinguées des cotisations déplafonnées. Le fichier sépare donc le taux salarial plafonné du taux patronal plafonné, au lieu de produire un montant unique.

Un plafond mensuel recopié sans prorata

L'erreur la plus coûteuse consiste à appliquer 4 005 € à tous les salariés, y compris à une personne entrée le 15 juillet ou travaillant à 80 %. Avec un brut de 3 500 €, un plafond maintenu à 4 005 € laisse croire que toute la rémunération est correctement traitée, alors qu'un plafond de 3 204 € pour 80 % impose une base plafonnée inférieure de 296 €.

Sur une cotisation plafonnée à 6,90 %, cette différence représente 296 × 6,90 % = 20,42 € sur la part concernée. Répétée pendant 12 mois pour un salarié, l'écart atteint 245,04 €, avant même les éventuelles régularisations patronales.

Des dates incohérentes avec les jours saisis

Une date d'entrée au 15/07/2026 accompagnée de 31 jours travaillés signale une incohérence immédiate. L'image 1 montre précisément pourquoi les colonnes Date d'entrée, Date de sortie, Jours calendaires du mois et Jours travaillés doivent être lues ensemble. Une ligne mal renseignée peut contaminer le bulletin, les cumuls et la déclaration.

Le même problème apparaît à la sortie : un salarié sorti le 20/07/2026 ne doit pas être traité comme présent jusqu'au 31 juillet. Dans un solde de tout compte, l'erreur modifie à la fois le plafond et les retenues du dernier bulletin, ce qui oblige souvent à refaire le calcul et le contrôle DSN.

Un taux appliqué à la mauvaise base

Appliquer le taux plafonné au brut sans limite, ou appliquer un taux déplafonné à la base PMSS, inverse la logique de l'assiette. Pour 5 200 € de brut, une base plafonnée de 4 005 € à 6,90 % donne 276,35 € ; le même taux appliqué au brut donnerait 358,80 €, soit 82,45 € d'écart sur une seule ligne.

Une régularisation tardive peut alors créer un montant négatif sur le bulletin suivant ou une correction en DSN. Avec six salariés concernés, un écart individuel de 20,42 € représente déjà 122,52 € par mois, hors temps passé et majorations éventuelles d'un redressement URSSAF.

Dans ce type de régularisation, le calcul du versement mobilité reprend précisément l’assiette retenue pour éviter qu’un écart de base ne se répercute sur la DSN.

Créer un contrôle court avant validation

Le modèle devient utile lorsqu'il est intégré à la clôture, et non conservé comme un fichier ponctuel. Dupliquez la feuille du mois précédent, mettez à jour le PMSS dans Constantes et contrôlez uniquement les salariés dont la situation a changé : entrée, sortie, temps partiel ou modification du brut.

• Bloquez la colonne des constantes après vérification du PMSS 2026 de 4 005 €.
• Utilisez la validation des données pour limiter le motif de proratisation aux choix réellement utilisés par votre paie.
• Ajoutez une mise en forme conditionnelle sur un PMSS proratisé nul, un taux d'activité supérieur à 100 % ou une base plafonnée supérieure au plafond calculé.

Rapprocher le tableau du bulletin

Pour chaque salarié, comparez le salaire brut, le PMSS proratisé, la base plafonnée et les deux montants de cotisation. Un contrôle chiffré prend moins de temps qu'une lecture générale : par exemple, 3 204 € × 6,90 % = 221,08 € pour la part plafonnée d'un salarié à 80 %.

La feuille Synthèse (image 3) permet de repérer rapidement les écarts de l'équipe. Conservez une copie datée avant l'envoi de la DSN du 5 ou du 15 ; elle documente le calcul utilisé pour le mois contrôlé.

Savoir quand quitter Excel

Pour une TPE de 3 bulletins avec peu de variables, ce tableau suffit comme contrôle manuel. Au-delà d'une dizaine de salariés, avec absences, régularisations, mutuelle et déclarations mensuelles, un logiciel de paie devient préférable : Excel reste alors un outil de rapprochement, pas le moteur déclaratif.

• Archivez chaque mois la feuille avec le mois et l'année dans le nom du fichier.
• Ne modifiez pas les résultats calculés pour faire correspondre un bulletin : corrigez la date, le motif, les jours ou le taux d'activité.
• Relisez le Mode d'emploi (image 4) lorsqu'un nouveau gestionnaire reprend le fichier.

La part employeur de la mutuelle doit alors être rapprochée séparément des bulletins pour sécuriser les déclarations mensuelles.