Indemnité compensatrice Excel - Modèle Gratuit

1. Étape 1 — Ouvrez la feuille Calcul Préavis. Vérifiez les en-têtes et repérez les cellules de saisie du salarié, des dates, du salaire brut mensuel et du taux PAS.
2. Étape 2 — Saisissez le nom, la ville et le statut : non-cadre, cadre ou agent de maîtrise. Ces informations facilitent le rapprochement avec le dossier du salarié.
3. Étape 3 — Indiquez la date d'entrée et la date de notification au format JJ/MM/AAAA. Contrôlez ensuite l'ancienneté affichée en années.
4. Étape 4 — Renseignez la durée légale du préavis en mois et le préavis déjà effectué. La colonne Mois non effectués mesure la période restant à indemniser.
5. Étape 5 — Saisissez le salaire brut mensuel de référence. Pour 2 450 € et 1 mois non effectué, l'indemnité de préavis brute est 2 450 × 1 = 2 450 €.
6. Étape 6 — Vérifiez les colonnes d'indemnité CP, de total brut, de base de cotisations et de retenues. Avec 10 %, l'indemnité CP indicative est 2 450 × 10 % = 245 €.
7. Étape 7 — Saisissez le taux PAS transmis par la DGFiP, par exemple 3 %. Le net avant PAS est diminué de 3 % pour obtenir le net à payer, puis le résultat est contrôlé dans Synthèse.

Une vérification de fin de contrat

Le gestionnaire de paie en cabinet comptable utilise ce calcul lors d'une démission, d'un licenciement ou d'une dispense de préavis. Le chargé de paie d'une PME l'exécute à la clôture du dernier bulletin, avant le versement du solde de tout compte et l'envoi de la DSN de signalement de fin de contrat.

Dans une TPE, le dirigeant peut contrôler lui-même le montant avant de transmettre les éléments au prestataire. Une RH de SAS de 30 salariés apprécie surtout la comparaison ligne par ligne : date de notification, durée légale, mois non effectués, indemnité brute et net final.

Les colonnes qui sécurisent le dossier

L'image 1 présente la feuille Calcul Préavis avec les colonnes Nom du salarié, Ville, Statut, Date d'entrée et Date de notification. Les colonnes suivantes affichent l'ancienneté, la durée légale en mois et le préavis effectué, puis conduisent jusqu'au net à payer.

Pour un salarié payé 2 450 € brut et dispensé d'un mois, le calcul de base est 2 450 × 1 = 2 450 €. La ligne ajoute ensuite 245 € d'indemnité CP à 10 %, soit 2 695 € de total brut indicatif avant retenues.

Plusieurs cas dans une même équipe

Une équipe de 6 personnes peut regrouper un cadre à 3 mois, un non-cadre à 1 mois et un salarié ayant déjà effectué une partie du préavis. Pour un temps partiel de 28 heures, le salaire mensuel de référence doit rester celui réellement prévu au contrat : un brut de 1 960 € et 2 mois non effectués donnent 1 960 × 2 = 3 920 € avant congés payés.

L'image 2 montre la feuille Synthèse, utile pour rapprocher les montants individuels. La feuille Mode d'emploi, visible en troisième position, sert de repère lorsque le fichier est repris par un autre gestionnaire.

Une indemnité égale à la rémunération perdue

L'indemnité compensatrice de préavis remplace les salaires et avantages que le salarié aurait perçus s'il avait travaillé. Pour un salaire fixe de 2 450 € et un préavis non exécuté de 2 mois, le montant brut de référence est 2 450 × 2 = 4 900 €, hors éléments variables à intégrer selon leur nature.

La durée dépend notamment de la loi, de la convention collective, du contrat et de l'ancienneté. Le modèle laisse cette durée en saisie dans la colonne Durée légale préavis (mois) : il ne faut donc pas déduire automatiquement 1 ou 3 mois du seul statut cadre ou non-cadre.

Congés payés et assiette sociale

La colonne Indemnité CP sur préavis (10 %) applique le taux prévu par le modèle. Ainsi, 4 900 € × 10 % = 490 €, pour un total brut indicatif de 5 390 €. Cette méthode doit être comparée au maintien de salaire lorsque des éléments variables ou des absences modifient la rémunération de référence ; pour un salaire stable, le dixième est une base rapide, mais il faut retenir la méthode la plus favorable au salarié.

Les sommes sont soumises aux cotisations selon leur qualification. Le fichier affiche une base de cotisations, une ligne de cotisations salariales à 22 % et une ligne CSG/CRDS à 9,7 %. En droit commun, la CSG est de 9,2 % et la CRDS de 0,5 % ; elles sont généralement calculées sur 98,25 % de l'assiette brute, sous réserve des règles applicables à la rémunération concernée.

PAS et déclaration

Le PAS est appliqué après détermination du net imposable, avec le taux personnalisé transmis par la DGFiP ou le taux neutre lorsqu'aucun taux n'est disponible. Une base de 5 390 € et un taux PAS de 5 % produisent 269,50 € de prélèvement ; le montant réellement affiché doit toutefois correspondre au net imposable, pas automatiquement au total brut.

La DSN mensuelle est transmise au plus tard le 5 pour les employeurs d'au moins 50 salariés payant le mois même, ou le 15 dans les autres cas. Le tableau Excel prépare le contrôle, mais les rubriques DSN doivent reprendre le bulletin effectivement établi.

Le contrôle du bulletin se prolonge souvent par le calcul du maintien de salaire en cas d’arrêt maladie, afin de vérifier que les montants repris en DSN correspondent bien à la paie réellement versée.

Confondre préavis effectué et préavis indemnisé

L'erreur la plus coûteuse consiste à indemniser la durée légale complète alors qu'une partie du préavis a été travaillée. Pour un brut mensuel de 2 450 €, 3 mois légaux et 1 mois effectué, le montant attendu est 2 450 × 2 = 4 900 €, et non 7 350 €. L'écart brut atteint 2 450 € avant cotisations et impôt.

À l'inverse, saisir zéro dans Préavis effectué alors que le salarié a travaillé un mois majore le brut, les cotisations et le PAS. Dans la feuille Calcul Préavis, les colonnes Durée légale préavis, Préavis effectué et Mois non effectués doivent être rapprochées du courrier de rupture et du dernier jour travaillé.

Oublier les éléments de rémunération

Utiliser uniquement le salaire de base peut sous-évaluer le montant lorsque le salarié perçoit une prime récurrente, une commission, un avantage en nature ou une rémunération variable. Un salaire fixe de 2 450 € augmenté d'une prime mensuelle moyenne de 150 € conduit à une base de 2 600 € ; sur 2 mois, l'écart atteint 300 € avant congés payés.

Le taux de 10 % affiché pour les congés payés constitue une méthode du modèle, pas une autorisation d'ignorer la règle du maintien de salaire. Sur 4 900 €, 10 % donne 490 €, mais le maintien peut produire un montant différent si le salarié aurait acquis et pris des congés pendant la période indemnisée.

Appliquer les retenues sur la mauvaise base

Une CSG calculée sur 100 % au lieu de 98,25 % majore l'assiette de 1,75 %. Sur 5 390 €, cela représente 94,33 € d'assiette supplémentaire avant application du taux. Le taux PAS de 3 % ne doit pas non plus être confondu avec les cotisations : 5 390 × 3 % = 161,70 € n'est correct que si 5 390 € est bien le net imposable.

Enfin, un taux de 22 % appliqué indistinctement à toutes les indemnités est un contrôle budgétaire du modèle, non un calcul réglementaire universel. Les taux URSSAF, AGIRC-ARRCO, prévoyance, mutuelle et les exonérations doivent être remplacés par les paramètres réels du bulletin ; sinon l'écart peut entraîner une régularisation lors d'un contrôle URSSAF.

Créer un contrôle de sortie systématique

Utilisez la feuille Calcul Préavis au moment de la préparation du dernier bulletin, puis rapprochez le total de la feuille Synthèse avec le logiciel de paie. Le contrôle doit intervenir avant la DSN du 5 ou du 15, selon l'échéance de l'employeur, afin de corriger le bulletin avant le dépôt.

Dupliquez le fichier pour chaque période ou conservez une copie datée par salarié. Pour un montant de 2 450 € et 1 mois non effectué, archivez la saisie qui produit 2 450 € de brut, 245 € de congés payés indicatifs et 2 695 € de total brut.

Trois habitudes qui réduisent les reprises

• Verrouillez les cellules de formule et utilisez une validation des données pour limiter le Statut aux valeurs prévues : cadre, non-cadre ou agent de maîtrise.
• Ajoutez une mise en forme conditionnelle lorsque Mois non effectués est négatif, que le net à payer est inférieur à zéro ou que le taux PAS dépasse 100 %.
• Comparez chaque mois la colonne Base cotisations avec le brut du bulletin et contrôlez séparément la ligne CSG/CRDS à 9,7 % du modèle.

Savoir quand quitter Excel

Pour trois bulletins de sortie sans variable complexe, ce tableau fournit une piste de calcul lisible. Au-delà d'une dizaine de salariés, avec primes, absences, prévoyance, mutuelle et DSN signalements, un logiciel de paie devient préférable : il gère les rubriques, les plafonds et les régularisations sans ressaisie manuelle.

L'image 2 permet un contrôle global dans Synthèse, tandis que l'image 3 rappelle les consignes dans Mode d'emploi. Conservez toujours le fichier source, le bulletin corrigé et le justificatif de la durée du préavis dans le dossier de paie.

Pour clôturer le dossier de paie, il reste à consigner le calcul de l’indemnité de fin de CDD dans un tableau distinct, afin de garder une trace claire du dernier versement.